オフィスのフリーアドレス制度導入は、成功すれば様々な効果が期待できます。余剰備品が不要になることでの経費削減効果、社内コミュニケーションの活性化がもたらす仕事のクリエイティブ化、感染症対策による従業員のエンゲージメント向上など……

フリーアドレス導入によるメリット・デメリットは以前の記事でもご紹介してきましたが、今回は、フリーアドレスの推進をお考えの担当者様に向けて導入の具体的な準備をご紹介していきます。

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やることだらけの導入準備は「3ステップ」に分けるのがカギ

導入の準備段階は大きく「環境の準備、ルールの準備、備品の準備」の3ステップに分かれます。ワークスペースのイメージが固まる前にルールを決めてしまうと心地よく働ける環境を作るための自由な発想が妨げられてしまいますし、何も決まらない内に備品を購入すると無駄な出費が発生する恐れがあります。
導入において必ず検討したい事項を以下にまとめました。一つずつ流れを確認していきましょう。

ルールの準備編

書類・個人荷物の保管場所について

保管場所が決まったら、次は場所の使い方を検討しましょう。会社には様々な人間が集まる分、価値観や倫理観も人により様々です。「普通はこうするだろう」とルールの明文化を怠ると、いざ運用をスタートした時に各自が自分の物差しで判断し思わぬトラブルが発生しやすくなります。

例えば、連日同じ場所を利用したいと考えた従業員が荷物を置いたまま出退勤するようになったとします。これを合理的と捉えるか職場を乱す行為と捉えるかは人によって異なり、これの可否を決めるルールが存在しないと不満を抱えた従業員のモチベーションが低下します。

このような事態に備え、統一されたルールを作ることは非常に重要です。

ワークスペースの掃除ルールについて

不特定多数の人間が席を共有するため、一定の衛生対策は整備したいところです。使用後のデスクとチェアに消毒液を散布する、ゴミ箱は終業時に空にする等のルールを作成し、周知すると同時にワークスペースに掲示すると良いでしょう。

見落としやすく、また不快感を与えやすいゴミと言えば髪の毛や軽食のカスが挙げられます。これらは衛生的にも問題があるため必ず清掃できるようにルールを整えたいところですが、制度で縛るだけでなく各々がルールを守りやすいようハンディクリーナーなどの手軽な掃除道具の準備も併せて検討できると良いでしょう。

備品の発注ルールについて

ワークスペースで消耗品の使用が想定される場合、これらの発注ルールも見直すと良いでしょう。ワークスペース単位での発注にするのか、所属する部署に各自が発注を依頼するのか。ワークスペースにストックを置くのかなどの置き場所も含めてあらかじめ決めておくと導入後のトラブルを回避でき、従業員もフリーアドレス制度自体への適応に集中できます。

備品の準備編

ここまでくれば導入準備はあと一息です。決定した環境・制度に基づいて必要な備品をピックアップしていきましょう。
備品の準備には購入だけでなく処分も含まれます。レイアウトを決定する過程で不要だと判断された余剰デスクや椅子等のオフィス家具もある場合は、これらの処分を依頼する業者の選定も忘れずに行いましょう。