「フリーアドレス」という言葉が最近注目されています。フリーアドレスとはどのようなものなのでしょうか？また、これを導入するメリット・デメリットは何でしょうか？
この記事ではフリーアドレスのメリットとデメリット、そして導入に向いている会社の特徴をご紹介いたします。
「フリーアドレス」とは？
そもそもフリーアドレス自体は以前からある就業環境の一形態でした。全社員一人当たりに割り当てられる座席面積を多く取れない企業が、不在の社員のデスクを使って広く作業環境を確保できるようにと始めた取り組みがフリーアドレスの始まりです。
社外に出ている従業員のデスクをうまく活用しようとする動きは、近年提唱される働き方改革、そして感染症の罹患リスクを下げるためのソーシャルディスタンス対策と高い親和性を発揮し、近年再び注目されています。
フリーアドレスの特徴としてまず特筆するべき点は、従業員が固有の席を持たないということです。従業員の座席が流動的に変化するため、PCもデスクトップPCではなく身軽なノートPCを用いるケースが多いです。
また、従業員が固定席に縛られず自由な場所で業務を行う点も特徴に挙げられます。
フリーアドレス導入のメリット
〇 オフィスの省スペース化
社内にいない従業員のデスクを確保する必要がなくなるため、オフィスの省スペース化を図れる点はまず一番に挙げられる大きなメリットです。狭く雑然としたスペースでの業務は集中力が上がらないもの。余計なものを処分すれば視界も開け、より集中して働ける過ごしやすい空間になります。
〇 経費削減
フリーアドレス制度の導入によって副次的に経費削減効果が期待できます。
一例としては業務に必要な空間が削減されることで、よりコンパクトなオフィスへ移転し、オフィス賃料の支出を下げることができます。オフィスの面積が減ることで光熱費も下げられるでしょう。
そのほか固定電話の見直しをすることにもなりますので、通信費の削減を検討することも可能です。導入検討を、コスト見直しの良い機会にしたいですね。
〇 生産性向上
プロジェクトチーム単位で従業員が集合できるようになるので、都度担当部署へ赴き相談をするというようなタイムロスがなくなります。部署をまたいだプロジェクト進行が基本になっているような企業では、意思決定速度も上がりスピード感ある仕事が叶うようになるでしょう。
フリーアドレス導入のデメリット
× コミュニケーショントラブル
従業員の居場所が不明瞭になることでコミュニケーションにトラブルが発生することが懸念されます。毎日座席が変わるため、突発的に確認事項が生じた際は居場所を探す手間が発生し円滑なやり取りが妨げられます。
また、フリーアドレスを導入すると直通の内線電話の置き場所もなくなります。会社へ着信した電話を本人につなぐ手段がなくなるため、従業員同士のみならずお客様にも担当者がすぐ電話に出ないといったストレスを与える原因になります。
クラウド電話の導入や社用携帯電話の貸与など、デメリットを防ぐ方法の検討が必要でしょう。
× 初期導入によるコストの発生
オフィスのレイアウトによっては追加のデスク購入や既存備品の処分等で費用が発生することもあります。また、オフィスの移転を行うのであればそれに関わる諸経費も外せません。また、従業員に社用ノートPCの貸与を行うための備品購入も必要になります。
経費削減効果はあくまで副次的な効果と割り切り、長期的な取り組みの中でのコストカットを評価するべきでしょう。
× 従業員のモチベーション低下
従業員が今どのように働いているか？フリーアドレスは自社の職場環境改善に必要な施策か？
一般論だけを参考に導入を進めると、職場のニーズと著しい乖離を起こし従業員のモチベーションを低下させる危険があります。モチベーションの低下は業務の非効率化に繋がり、結果的に会社へ不利益を生じさせてしまいます。
検討段階で少なくとも一度は従業員からのヒアリングを実施することが、現状とのズレを減らし満足な結果を生み出すために重要なポイントとなるでしょう。
フリーアドレスの導入に向いている会社
前項でデメリットをご紹介した通り、フリーアドレスは実施すれば必ず恩恵を受けられる万能の仕組みではありません。導入する必要のない会社が行えば結果が出ずに終わるケースもあり得ますので、まず自社が導入に向いているか？なぜ導入したいのか？これらを見極める必要があります。
フリーアドレスが成功しやすい会社の特徴は
- 部署をまたいだ業務が多い
- 従業員の社内不在率が高い
- 現状の業務スペースに課題を感じている
- 業務に必要な道具が少なく、身軽に移動を行える
といった点が考えられます。
また、ひとつの会社の中でも、身軽に動ける営業部と固定席が向いている管理部、というように部署によって適性が異なる場合もあるでしょう。
そのようなケースでは部分的な導入という考え方もできます。導入する・しないの二元論に囚われず、柔軟にハイブリッド式も検討したいですね。
まとめ
いかがでしたか？
フリーアドレスの導入は成功すれば社内へ大きな変化をもたらします。メリットとデメリットを社内の現状と比較して導入を引き続き検討される方にはこちらの記事もおすすめです。ぜひ併せてご覧下さい。
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